Hysbysiad Preifatrwydd
Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cynnwys sut mae – Ysgol Caer Elen (fel y rheolydd data) yn casglu, yn defnyddio ac yn rhannu eich data personol at ddibenion darparu addysg lwyddiannus i blant.
Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)
Rydym yn casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn inni allu darparu amgylchedd dysgu diogel, cefnogol ac effeithiol.
Caiff y wybodaeth rydych yn ei darparu ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Llywodraeth Leol 2000 (adran 2), Deddf Llywodraeth Cymru 2006 (adran 60), Deddf Dysgu a Sgiliau 2000 (adrannau 33, 40, 138 a 140), Deddf Addysg 2004, Cod Ymarfer AAA Cymru, Deddf Cyflogaeth a Hyfforddiant 1973 (adrannau 8, 9 a 10), Rheoliadau Addysg (Gwybodaeth am Ddisgyblion Unigol) (Cymru) 2007, fframweithiau megis y Fframwaith Ymgysylltiad a Chynnydd Ieuenctid, Deddf Anghenion Addysgol Arbennig ac Anabledd 2001, Rheoliadau Adrodd ar Anafiadau, Clefydau a Digwyddiadau Peryglus 2013, a Rheoliadau Rheoli Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1999.
Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau y mae eu hangen yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu'r wybodaeth hon gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a'i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda'n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Polisi Preifatrwydd a Chwcis Archwilio Cymru).
Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.
Bydd eich data'n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob adeg a byddwn ond yn casglu'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth.
Pa fath o ddata personol sy'n cael ei gasglu?
Mae’r categorïau data personol sy'n cael eu casglu fel a ganlyn:
Data disgyblion a data ADY: Enwau, dyddiad geni, rhif unigryw y disgybl, cyfeiriad, manylion cyswllt rhiant, manylion brawd neu chwaer os ydynt yn yr un ysgol, ethnigrwydd, plentyn teithiwr neu’r lluoedd arfog, iaith cyntaf, cofnodion iechyd a meddygol, alergeddau, gofynion deietegol, gwybodaeth am ADY.
Cofnodion staff: Manylion cyswllt, perthynas agosaf, dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol, manylion DBS, cymwysterau.
Llywodraethwyr ysgol: Cyfeiriadau e-bost, enwau.
Delweddau: Ffotograffau, fideos gyda swn.
Gwybodaeth am ymwelwyr / manylion mewngofnodi ymwelwyr: Enwau, new cwmni, rhif cofrestru’r cerbyn (y plat rhif), ffotograffau, os oes ganddynt wiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) neu beidio.
Staff Cyflenwi: Enwau, manylion DBS, cofrestriad CGA.
Adrodd am ddamweiniau a digwyddiadau: Dyddiad, amser a lleoliad y digwyddiad, enw (a dosbarth) yr unigolyn sydd wedi’i anafu neu sy’n sâl, manylion yr anaf neu salwch, manylion unrhyw gymorth cyntaf a ddarparwyd, enw a llofnod y swyddog cymorth cyntaf neu’r unigolyn sy’n ymdrin â’r digwyddiad, dyddiad geni, a gysylltwyd â’r rhiant.
Teledu cylch cyfyng: Delweddau / Fideo.
Cynllun parhad busnes: Enwau, manylion cyswllt.
Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?
Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn cael ei wneud mewn ffordd gyfreithlon. Nodir yr amodau perthnasol hyn isod:
- Erthygl 6 (1)(b) Contract: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer contract sydd gennym gyda chi, neu oherwydd eich bod wedi gofyn i ni gymryd camau penodol cyn ymrwymo i gontract.
- Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae'r prosesu'n angenrheidiol i ni gyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu swyddogaeth sail glir yn y gyfraith.
- Erthygl 6 (1)(f) Buddiannau cyfreithlon: mae'r prosesu'n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd parti, oni bai fod rheswm da i warchod data personol yr unigolyn sy'n diystyru'r buddiannau cyfreithlon hynny.
Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen iddynt gael eu diogelu’n fwy. Dosberthir y rhain fel 'data categori arbennig' a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.
Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:
- Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd.
– Diogelu plant ac unigolion sydd mewn perygl.
– Diben statudol a llywodraethol.
 phwy fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth?
Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol ag adrannau mewnol y cyngor, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, gan gynnwys y canlynol:
Cofnodion disgyblion, anghenion dysgu ychwanegol a chofrestr: System Rheoli Gwybodaeth Ysgol (SIMS), Edukey, Gyrfa Cymru, nyrs yr ysgol, Iechyd, Gwasanaeth Therapi Iaith a Llafaredd, yr awdurdod lleol, gofal cymdeithasol (cyflwyno trwy MARF), Arlwyo, Fframwaith Ymgysylltiad a Chynnydd Ieuenctid, cyrff arholi, Y Gwasanaeth Cofnodion Dysgu, Llywodraeth Cymru, MathsPad, Carousel, Wonde, Times Table Rock Stars, Y Gwasanaeth Iechyd Gwladol (y GIG), EVOLVE (teithiau ysgol), ysgolion cynradd ac uwchradd (at ddibenion pontio), Haven Systems (prydau ysgol), ParentMail, Seesaw, Class Dojo, Power BI, Darllen Co, Urdd, LexiaUK, GroupCall Xporter, GL Assessment.
Cofnodion staff: System Rheoli Gwybodaeth Ysgol (SIMS), yr awdurdod lleol HR, HWB, Llywodraeth Cymru SWAC, cynllun absenoldeb cydfuddiannol, CBAC, Cyngor y Gweithlu Addysg, llywodraethwyr.
Delweddau: Hwb, Facebook yr Ysgol, Twitter, Instagram, Class Dojo, gwefan yr ysgol, hysbysfwrdd yr ysgol, cylchlythyr wythnosol yr Ysgol trwy ParentMail a chyfryngau cymdeithasol, prosbectws Ysgol, iPads Ysgol.
Gwybodaeth am ymwelwyr / manylion mewngofnodi ymwelwyr: EntrySign.
Staff cyflenwi: Dosbarth; Equal Education; TeacherActive, Hoop, Intro Teach.
Adrodd am ddamweiniau a digwyddiadau: Adran iechyd a diogelwch yr awdurdod lleol (meddalwedd adrodd ar ddamweiniau Evotix).
Teledu cylch cyfyng: Dyfed Alarms, yr Heddlu.
Cynllun Parhad Busnes: 'School Management Information System' (SIMS).
Rydym yn defnyddio proseswyr data (trydydd partïon) sy'n darparu gwasanaethau i ni o ran darpariaeth TG ac adfer ar ôl trychineb. Mae gennym gontractau ar waith gyda’r proseswyr data hyn ac ni allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Byddant yn cadw eich data yn ddiogel a bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu yn unol â GDPR y DU yn unig. Lle bo angen trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DU fel rhan o’r contractau hyn, dim ond yn unol â GDPR y DU y gwneir hyn.
Mae gan Ysgol Caer Elen ddyletswydd i ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae'n ei reoli. Felly, gall y wybodaeth rydych wedi'i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.
Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi'i chasglu ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a'r asiantaethau atal twyll hyn, a'ch hawliau diogelu data, yma CIFAS.
Pa mor hir ydyn ni’n cadw'ch gwybodaeth?
Bydd Ysgol Caer Elen ond yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag y bydd angen. Byddwn yn cadw'r wybodaeth a ddarperir inni am
Data disgyblion a data ADY: Dyddiad geni o’r disgyblion + 25 mlynedd.
Cofnodion staff: Terfynu Cyflogaeth + 6 blynedd.
Llywodraethwyr Ysgol: Dyddiad daw’r apwyntiad i ben + 6 blynedd.
Delweddau: Mae delweddau ar y wefan yn cael eu diweddaru bob 6 mis i flwyddyn, hysbysfyrddau yn flynyddol, prosbectws Ysgol bob 3 i 4 blynedd a delweddaru ar iPads ysgolion yn cael eu ddileu yn flynyddol.
Gwybodaeth am ymwelwyr / manylion mewngofnodi ymwelwyr: Bydd gwybodaeth ymwelwyr yn cael eu storio am 18 mis, ond fydd eu lluniau yn cael eu dileu ar ôl 12 mis.
Staff cyflenwi: Bydd e-byst yn cael eu dileu o’r system unwaith y byddant yn cael eu delio gyda.
Adrodd am ddamweiniau a digwyddiadau: 3 blynedd yn dilyn y cofnod diwethaf yn y llyfr damweiniau.
Teledu cylch cyfyng: 30 diwrnod.
Cynllun Parhad Busnes: Hyd nes y bydd gweithiwr yn gadael ei swydd.
a bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu'n ddiogel unwaith na fydd ei hangen mwyach.
Eich hawliau
Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:
- Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
- Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
- Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu'ch gwybodaeth bersonol.
- Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn inni ddileu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu rhag parhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â'ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol.
- Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
- Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn inni am gopïau o'ch data personol. Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â'r canlynol:
Mynediad i Gofnodion
Cyngor Sir Penfro
Neuadd y Sir
Hwlffordd
SA61 1TP
E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk Ffôn: 01437 764551
Cwynion neu ymholiadau
Mae Ysgol Caer Elen yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posib wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion rydym yn eu derbyn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu ddefnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol.
Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o'r holl agweddau ar sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:
Swyddog Diogelu Data
Ysgol Caer Elen
Withybush Road
Hwlffordd
Sir Benfro
SA62 4BN
E-bost: swyddfa@ysgolcaerelen.cymru Ffôn: 01437 808 470
Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu'ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy'n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
2nd Floor, Churchill House
Churchill Way
Cardiff
CF10 2HH
E-bost: wales@ico.org.uk Ffôn: 0330 414 6421
Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:
Ysgol Caer Elen
Withybush Road
Hwlffordd
Sir Benfro
SA62 4BN
E-bost: swyddfa@ysgolcaerelen.cymru Ffôn: 01437 808 470
Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi'i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.
Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn
Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd.